업무효율을 높이기 위한 회의록 작성방법과 회의록 양식

업무효율을 높이기 위한 회의록 작성방법과 회의록 양식

 

 

회사 생활을 하다 보면 어떤 경우는 하루 업무의 대부분을 회의가 차지 하는 경우가 있습니다.

회의가 많다 보면 대체로 무의미한 회의가 되는 경우가 많습니다.

 

정리 안되는 난상토론이 되어 버리고 나중에는 회의가 아닌 잡담하는 시간이 되거나 때론 싸움의 장이 되어 서로 감정만 상하는 경도 있죠.

저도 직장생활하면서 회의를 줄이기 위해서 참 많은 노력을 하였으나 쉽지는 않더라구요.

 

그렇다면 회의를 할때 꼭 필요한 것이 무엇일까요?

 

바로 사전에 정확한 주제를 정하고 회의를 시작하고 이에 따른 회의록을 정리하는 것입니다.

그리고 회의를 소집하는 사람은 사전에 통보를 해 주는 것이 중요 합니다.

팀장이랍시고 갑자기 야! 다들 모여봐!  이래서는 곤란하죠.

그리고 장급들은 그 회의에 따른 결과와 이후 처리에 대한 사항을 철저하게 관리를 해 줘야 합니다.

그렇지 않으면 그 회의는 그냥 다 같이 모여서 귀한 시간을 낭비한 것 밖에는 안되니까요.

 

때문에 회의록 정리!  꼭!!! 필요한 사항입니다.

 

작성방법은 아래와 같이 해 보시면 됩니다.

 

1. 작성 담당자를 지정할 것(문서 작성 능력과 업무 요약능력이 어느정도 되는 사람을 지정하세요. 보통 대리급들이 많이 합니다)

 

2. 일시, 장소, 참석자, 주제, 내용, 그리고 회의 결과에 따른 각 업무별 담당자를 지정하십시오.

    회의만 하고 해당 업무처리에 대한 담당자가 없다면 그것 또한 향후 책임공방의 소지가 있습니다.

    내용도 중요하지만 처리 담당자도 정말 중요한 사항 입니다.

 

3. 마지막으로 회의가 종료되면 작성완료된 회의록을 작성자는 이메일 혹은 프린터를 해서 참석한 사람에게 반드시 나눠 주세요.

 

 

양식은 첨부 합니다.

 

[샘플]회의록양식.docx