업무인수인계양식과 이직에 따른 효율적인 업무인수인계하기

업무인수인계양식과 이직에 따른 효율적인 업무인수인계하기

 

 

직장생활에서의 이직은 군대제대와는 다르다!

후임에게 그거 간단해! 라고 말하지 말라!

 

 

그간 몸담았던 회사, 이제 퇴사를 하려고 하니 그냥 나갈 수는 없다.

군대 제대를 하는 기분은 맞는데 군대처럼 후임병들에게 삽자루주고 총기만 반납하고 나갈 수도 없는 일이니 말입다.

 

만일 몸담았던 회사에서 중요한 직책을 맡았거나 아니면 많은 업무를 수행해왔던 사람 일 수록 이 업무인수인계에 대한 중요성은 정말 높아진다고 할 수가 있을 것입니다.

아마도 제대로 인수인계 할 것이 없다면 이직이 아닌 무능력으로 인한 해고가 아닐까 하는 생각을 해 봅니다.

 

오랜 직장생활을 하지 않은 사람들 혹은 미래를 내다 볼 줄 모르는 바보들은 깔끔한 뒷마무리가 되질 않는 경우가 종종 있습니다.

또한 한 분야에서 오랜시간 일을 해 왔던 사람들은 자신의 일이 너무나도 익숙한 나머지,

자신의 뒤를 이을 후임에게 "그거 별거 아니야! 간단해!" 라고 쉽게 말하는 경우가 있습니다.

몇년을 해 왔던 일이기에 당연히 본인에게는 익숙하고 간단해 보일 테지만 그 업무를 처음 접하는 사람에게는 결코 간단한 일은 없습니다.

 

화장실에서 가끔 이런 문구를 봅니다.

"아름다운 사람은 머문 자리도 아름답다"  당신이 머물렀던 자리가 더욱 아름답고 빛나 보이게 하려면 업무인수인계 잘 하고 나갑시다.

 

 

업무인수인계, 어떻게 하는 것이 효율적인 방법일까?

 

 

필자의 경우를 예를 들어서 설명하겠습니다.

물론 분야가 다를 수 있기 때문에 다소 차이가 있을 수도 있겠으나 결국은 비슷하리라는 생각을 합니다.

 

 

1. 문서정리하기

 

(1) PC정리하기

 

요즘에는 대부분 컴퓨터를 활용해서 업무를 봅니다.

따라서 자신의 PC를 확인해 보면 그간 진행해왔던 문서들이 수북하게 쌓여 있는 것을 발견하게 될 겁니다.

평소에 정리정돈을 잘 하는 사람이야 문제가 없을 테지만 그렇지 않았던 경우리면 종류별로 정리를 할 필요가 있습니다.

계약서, 기안서, 품의서, 사업기획서, 정산데이타, 회의록, 거래처 연락처 등등등...

각 폴더별로 깔끔하게 우선 정리를 시작합니다.

 

 

(2) 종이문서 정리하기

역시나 그간 쌓아왔던 결제서류들과 계약서, 기획서 등등 상당히 방대한 서류들이 보관이 되어 있겠죠?

이것 또한 일목요연하게 정리를 합니다.

 

 

2. 본격적으로 업무인수인계서 작성하기

 

(1) Index(색인), 목차 만들기

우선 자신이 해 왔던 업무들을 제목별로 분류를 합니다.

그리고 인계자인 본인과 인수자를 기재를 합니다. 후임을 뽑지 못했다면 여러사람이 업무 인수자가 될 수도 있겠죠?

엑셀의 경우 책갈피 기능이 있기 때문에 각 제목별로 세부 직능을 기술하는 페이지로 넘어 갈 수 있도록 링크처리를 해 두면 수월하겠죠.

 

 

(2) 각 업무별 직무기술서 상세기재하기

각 업무에 대한 직무기술을 상세히 기재를 합니다.

여기에 거의 모든 업무에 대한 정보가 담겨진다고 보시면 될 것 같네요.

해야 할 일들을 빠짐없이 여기에 담아 두셔야 합니다.

그리고 각 업무별로 관련된 문서들은 편리하게 링크를 걸어서 바로 열어 볼 수 있도록 처리를 해 주시면 좋구요.

 

 

 

(3) 거래처 연락처 정보기재하기

가끔 이런 사람들을 봅니다.  퇴사할때 거래처 명함을 후임자들에게 주고 가는 사람...

절대 옳지 못한 방법이라 생각을 합니다.

해당 업무에 익숙하지도 않을 뿐더라 얼굴도 보지 않은 사람의 명함은 새로이 업무를 받는 사람들에게는 잘 매칭이 되질 않습니다.

각 거래처별로 깔끔하게 정리를 해서 주세요.

그래야 나중에 퇴사 해서도 거래처 담당자 누구냐고 연락 받으실 일이 없을 겁니다.

 

 

 

 

상기 모든 정리가 완료되고 나면 후임자에게 문서를 전달하고 본격적인 업무인수인계를 시작하시면 됩니다.

 

 

종종 퇴사하고 나서 자신이 진행했던 업무에 관해서 궁금한 사항으로 연락을 받는 경우가 있습니다.

사람들은 착각을 하죠.

역시 내가 그 회사에서 일좀 했지...

나 없으니 잘 안돌아 가는 거라고 생각을 하고 있을 지도 모릅니다.

 

하지만 천만에 말씀입니다.

전화하는 후임은 똑바로 업무인수인계 안해줬다고 욕하고 있을지도 모르는 일 입니다.

 

깔끔한 업무인수인계로 여러분이 계셨던 자리를 빛나게 해 보심이 어떨런지요?